Gmailにはフォルダという概念がなく、代わりにラベルを使ってメールを分類・整理します。ラベルを作成してメールに貼り付けるだけで、Gmail フォルダ分けのようにフォルダと同じ感覚で使えます。さらに、フィルタ機能を使えば受信したメールを自動で分類することも可能です。
まずこの4項目を確認してください所要時間・約1分
- Gmailのラベルがフォルダの代わりになることを把握している
- ラベルはPC・ブラウザ版GmailまたはAndroidのGmailアプリから作成・管理できる
- メールを自動で振り分けたい場合はフィルタ・機能を使う
- 1つのメールに複数のラベルを付けられるのが、通常のフォルダとの大きな違い
Gmailのフォルダ分けとは
Gmailには他のメールサービス・OutlookやYahoo!メールなどのようなフォルダ・機能が存在しません。その代わりにラベルという仕組みを使ってメールを整理します。見た目はフォルダに似ていますが、仕組みと使い勝手が大きく異なります。
Gmailでメールを整理する仕組み
フォルダの代わりにラベルを使う理由
一般的なフォルダはメールを移動させて格納する箱のイメージですが、Gmailのラベルはメールにタグを貼り付ける付箋のようなものです。ラベルを付けても元のメールは受信トレイに残り、削除されることはありません。
- メールを移動するのではなくタグ付けするイメージ
- 受信トレイにありながら、ラベルのカテゴリからも同じメールを参照できる
- 1つのメールに複数のラベルを付けられるため、複数の観点で分類できる
- ラベルを削除してもメール本体は消えない誤削除のリスクが低い
Gmail フォルダ分けをするメリット
メールを見つけやすくする整理方法
メールが増えてくると受信トレイが埋まり、必要なメールを探すのに時間がかかります。ラベルを活用してメールを分類しておくと、以下のようなメリットが生まれます。
- 仕事・プライベート・通知メールなどカテゴリ別に素早く絞り込める
- フィルタと組み合わせると受信時に自動で分類されるため、受信トレイが散らかりにくい
- 色分け機能で重要度・カテゴリが一目でわかる
- 検索と組み合わせることで、大量のメールの中から目的のものを素早く見つけられる
Gmail フォルダ分けに使うラベル機能
Gmailのラベルとは
フォルダとの違い
| 項目 | 一般的なフォルダ | Gmailのラベル |
|---|---|---|
| メールの置き場所 | フォルダ内に移動・格納する | 元の場所・受信トレイなどに残る |
| 複数分類 | 1つのフォルダにしか入れられない | 1通のメールに複数ラベルを付けられる |
| 削除の影響 | フォルダを消すとメールも消える場合がある | ラベルを削除してもメールは残る |
| 視覚的な表示 | ツリー構造のフォルダ一覧 | 左サイドバーにラベル一覧が表示される |
Gmailのラベルはサイドバーにフォルダのように表示されるため、使い慣れると操作感はほぼ同じです。Gmailのフォルダ＝ラベルと理解しておくとスムーズに使いこなせます。
ラベルを使ったメール管理の特徴
1つのメールに複数ラベルを付けられる
一般的なフォルダでは仕事か重要のどちらかにしか入れられませんが、Gmailのラベルは両方を同時に付けることができます。
- 仕事＋要返信→ 仕事関連で返信が必要なメールを複数の観点で管理
- 取引先A＋見積もり→ 相手と内容の両軸で分類できる
- プライベート＋「イベント」→ プライベートのイベント関連メールを一括管理
この「複数タグ付け」がGmailのラベル機能の最大の強みです。1通のメールが複数の文脈で検索・参照できるようになります。
Gmailでフォルダ・ラベルを作成する方法
ラベルの作成はPC・ブラウザ版とスマホアプリの両方でできます。細かい設定・色分け・フィルタ連携はPC版の方が操作しやすいため、初めて設定する場合はPCからの操作を推奨します。
Gmailの設定からラベルを作成する手順
新しいラベルを作る方法
PC・ブラウザ版Gmailからの手順
- Gmailを開き、右上の歯車アイコン・設定をクリック
すべての設定を表示をクリック- 設定画面の上部タブからラベルをクリック
- ページ下部の新しいラベルを作成をクリック
- ラベル名を入力する例・仕事・返信待ち・取引先A
- 必要であれば親ラベルの下にネストにチェックを入れて階層構造を設定する
- 作成をクリックして完了
AndroidのGmailアプリからの手順
- Gmailアプリを開く
- 左上のハンバーガーメニュー ≡ をタップ
- サイドバーを下にスクロールして新しいラベルを作成をタップ
- ラベル名を入力して完了をタップ
※ AndroidのGmailアプリからはラベルの色設定・フィルタの詳細設定ができないことがあります。詳細な設定はPC版Gmailから行うことを推奨します。
ラベルをメールに付ける方法
受信メールをラベルで分類する
PC版での操作
- ラベルを付けたいメールを受信トレイで選択するチェックボックスをオンにする
- 上部ツールバーのラベルアイコン・タグ形のアイコンをクリック
- 付けたいラベル名にチェックを入れる
- 適用をクリック
AndroidのGmailアプリでの操作
- ラベルを付けたいメールを開く
- 右上の・縦3点をタップ
- ラベルを変更をタップ
- 付けたいラベルにチェックを入れて完了をタップ
ポイント・ラベルを付けたメールを受信トレイから見えなくしたいフォルダ移動と同じ状態にしたい場合は、ラベルを付けたあとに「受信トレイから除外」操作を行ってください。PC版では上部ツールバーの受信トレイアイコンをクリック、アプリ版では同様に受信トレイから除外を選択します。これによりラベルのカテゴリからは見える・受信トレイには表示されない状態になります。
Gmailでメールを自動的にフォルダ分けする方法
毎回手動でラベルを付ける手間を省くには、フィルタ機能を使います。特定の条件に合致したメールに自動でラベルを付けて分類できます。一度設定すれば以降は自動で整理されます。
フィルタ機能とは
特定の条件でメールを自動分類する仕組み
Gmailのフィルタとは、受信したメールに対して〇〇の条件に合うメールには△△の操作を自動実行するというルールを設定する機能です。条件と操作を組み合わせることで、複雑な自動分類が可能になります。
| 条件・何を判断するか | 操作・自動で何をするか |
|---|---|
| 送信者のメールアドレス | 特定のラベルを付ける |
| 件名に特定のキーワードが含まれる | 受信トレイをスキップ・アーカイブする |
| 本文に特定のキーワードが含まれる | 既読にする |
| 特定のドメインからのメール・例・@company.co.jp | スターを付ける・重要マークを付ける |
| 添付ファイルあり | 削除する・転送する |
フィルタを使った自動振り分け設定
送信者や件名でメールを整理する
以下はPC版Gmailでフィルタを設定する手順です。フィルタの設定はPC版のみで行えます・AndroidのGmailアプリからは設定できません。
- Gmailを開き、右上の歯車アイコン・設定 →すべての設定を表示をクリック
- 上部タブからフィルタとブロック中のアドレスをクリック
- 新しいフィルタを作成をクリック
- 条件を入力する例・差出人に
[email protected]と入力 - フィルタを作成をクリック
- 操作を選択する例・ラベルを付ける→メルマガ・ラベルを選択・受信トレイをスキップにチェック
- フィルタを作成をクリックして完了
手順6で一致するスレッドにもフィルタを適用するにチェックを入れると、すでに受信済みのメールにもさかのぼってフィルタが適用されます。大量の過去メールをまとめて整理したい場合に便利です。
便利なフィルタの設定例
| 用途 | 条件の設定例 | 操作の設定例 |
|---|---|---|
| メルマガを自動整理 | 件名に配信停止・メールマガジンなどを含む | メルマガ・ラベルを付ける＋受信トレイをスキップ |
| 仕事のメールを自動分類 | 差出人のドメインが @取引先ドメイン.co.jp |
仕事・ラベルを付ける |
| 通知メールを既読にする | 差出人が [email protected] |
既読にする＋受信トレイをスキップ |
| 重要な取引先を優先表示 | 差出人が特定のメールアドレス | 重要・マークを付ける＋スターを付ける |
Gmailのフォルダ分けを効率的に使うコツ
仕事用とプライベート用のラベル分け
ラベルを大カテゴリと小カテゴリに分けて階層構造にすると、整理がしやすくなります。Gmailでは親ラベルの下に子ラベルを作ることで階層化できます。
階層ラベルの設定例
- 仕事
- └ 取引先A
- └ 取引先B
- └ 社内連絡
- └ 要返信
- プライベート
- └ 家族
- └ 友人
- └ ショッピング
- サービス通知
- └ メルマガ
- └ 予約確認
- └ 支払い関連
サイドバーには階層ラベルがツリー表示されるため、フォルダ感覚で使えます。
重要メールを管理するラベル設定
緊急・要返信・確認待ちなどのアクション系ラベルを作っておくと、次にやるべきメール対応が一目でわかるようになります。
- 要返信・ラベル・返信が必要なメールに付けて、対応完了後にラベルを外す
- 確認待ち・ラベル・相手の返信を待っているメールに付けて進捗管理に使う
- 重要」ラベル・すぐ削除したくない・後から絶対参照するメールに付ける
- アーカイブ・ラベル・処理済みだが記録として残したいメールに使う
ラベルの色分けで視認性を高める
Gmailのラベルには色を設定でき、サイドバーとメール一覧の両方で色付き表示されます。視覚的にカテゴリを識別しやすくなり、大量のメールの中でも重要なラベルがすぐに目に入ります。
ラベルの色設定手順・PC版
- Gmailのサイドバーで色を付けたいラベル名にマウスカーソルを乗せる
- ラベル名の右に表示される3点メニューをクリック
- ラベルの色を選択して好みの色を選ぶ
色分けのおすすめ例
- 赤系 → 緊急・要返信など締め切りが近いもの
- 青・緑系 → 仕事・プロジェクト系
- 黄・オレンジ系 → 確認待ち・進行中
- グレー系 → 通知・メルマガなど優先度が低いもの
Gmailのフォルダ分けでよくある疑問
GmailにフォルダはA機能はあるのか
厳密な意味でのフォルダ・機能はGmailにはありません。Gmailが採用しているのはラベルと呼ばれるタグ付けシステムです。ただし、ラベルにフィルタを組み合わせてメールを受信トレイから除外する設定にすると、一般的なフォルダとほぼ同じ感覚で使うことができます。
- ラベルを作成 → フォルダを作ったのと同じ
- ラベルを付けて受信トレイから除外 → フォルダに移動したのと同じ
- サイドバーのラベルをクリック → フォルダを開いたのと同じ
OutlookやYahoo!メールからGmailに乗り換えた方はラベル＝フォルダと覚えておくと操作に迷いにくくなります。
ラベルを削除・編集する方法
PC版でのラベル削除・編集手順
- Gmailのサイドバーで対象のラベルにマウスカーソルを乗せる
- 右に表示される ⋮ をクリック
- ラベルを編集・名前を変更する場合またはラベルを削除を選択する
AndroidのGmailアプリでのラベル編集・削除手順
- Gmailアプリの左上の≡メニューをタップ
- ラベル一覧から対象のラベルを長押しするまたは右の⋮をタップ
- ラベルを削除またはラベルを編集を選択する
注意・ラベルを削除しても、そのラベルが付いていたメール本体は削除されません。ただし、削除したラベル自体は復元できないため、不要なラベルのみを整理してください。
実践メモ・Gmailの検索条件からフィルタを一発作成する方法
フィルタの設定画面を設定メニューから開くよりも、Gmailの検索バーから直接フィルタを作成する方が手順が少なくて素早く設定できます。
- Gmailの検索バーに絞り込みたい条件を入力する例・差出人のメールアドレス
- 検索バー右端の▼・検索オプションを表示をクリック
- 絞り込み条件の詳細・差出人・件名・含む言葉などを設定してプレビューを確認
- 画面下部のこのフィルタを作成をクリック
- そのまま操作・ラベルを付ける・受信トレイをスキップなどを設定して完了
この方法は整理したいメールが目の前にある状態からフィルタを作れるため、設定のミスが少なくなります。過去の同類メールにまとめて適用することもできるため、大量に溜まったメルマガや通知メールをまとめて整理したい時に特に便利です。
まとめ Gmail フォルダ分けでメール管理を効率化
Gmailのラベル＋フィルタを使いこなすことで、Gmail フォルダ分けのように受信トレイを常にスッキリと保ちながら、必要なメールにすぐアクセスできる環境が整います。
ラベル機能を活用したメール整理のポイント
- Gmailのフォルダ＝ラベル。設定はサイドバーの新しいラベルを作成から
- ラベルは階層化・親ラベル・子ラベルすることで整理しやすくなる
- 1通のメールに複数ラベルを付けられるのがフォルダにはない強み
- ラベルに色を設定することで視覚的に素早く識別できる
- ラベルを削除してもメール本体は消えない安全に整理できる
自動振り分けでメール管理を簡単にする方法
- フィルタ機能を使えば条件に合うメールに自動でラベルが付く
- 受信トレイをスキップ・設定にすることで、フォルダ移動と同じ状態にできる
- フィルタは検索バーの▼から直接作成すると設定ミスが少なくなる
- 過去メールへの一括適用で大量の未整理メールをまとめて分類できる
- フィルタはPC版Gmailからのみ設定可能・Androidアプリでは設定不可
よくある質問・FAQ
Q. Gmailのラベルはスマホアプリからも確認できますか？
はい、確認できます。AndroidのGmailアプリで左上の≡メニューをタップするとサイドバーが開き、作成済みのラベルが一覧表示されます。ラベルをタップすると、そのラベルが付いたメールだけを絞り込んで表示できます。
Q. ラベルの数に上限はありますか？
Gmailではユーザーが作成できるラベルの数に制限があります・500ラベルが上限とされています ※仕様変更の可能性あり。通常の使用で上限に達することはほとんどありませんが、大量のラベルを作ると管理が煩雑になるため、大カテゴリの下に小カテゴリを階層化する構成にすることを推奨します。
Q. フィルタを削除するにはどうすればいいですか？
PC版Gmailの設定から操作します。歯車アイコン → すべての設定を表示 → フィルタとブロック中のアドレス を開くと、作成済みのフィルタ一覧が表示されます。削除したいフィルタの右側にある削除をクリックすると削除できます。
Q. 他のメールサービスからGmailに移行した場合、フォルダはどうなりますか？
OutlookやYahoo!メールなど他サービスのフォルダ構造は、Gmailに自動でインポートされません。Gmailにメールを移行する場合は、インポート後に改めてラベルを作成してフィルタで分類するか、手動でラベルを付ける作業が必要です。
Q. ラベルを付けたメールを一括削除する方法はありますか？
はい、できます。Gmailのサイドバーから対象のラベルをクリックして、そのラベルのメール一覧を表示します。次にメール一覧の左上のチェックボックスをクリックしてすべて選択し、ゴミ箱アイコンをクリックで一括削除できます。大量のメルマガやサービス通知を整理する際に便利です。
Q. Gmailのラベル名は日本語でも使えますか？
はい、日本語のラベル名に対応しています。仕事・重要・返信待ち・取引先など、わかりやすい日本語の名前を自由に付けることができます。
