- アーカイブしてもメールは消えない。すべてのメールで確認できる
- Androidアプリではメールを左右にスワイプするとアーカイブできる設定によって削除になる場合もある
- アーカイブしたメールは検索で見つけられる。キーワード・送信者・件名で絞り込める
- 受信トレイに戻したい場合はすべてのメールでメールを開き、受信トレイに移動をタップする
Gmailアーカイブとは
Gmailアーカイブの基本的な仕組み
メールを削除せず受信トレイから移動する機能
Gmailのアーカイブとは、受信トレイに届いたメールを受信トレイから取り出して、Gmailのすべてのメールに保管する機能です。メールの中身・添付ファイル・やり取りの履歴はそのまま保存され、受信トレイからのみ見えなくなります。
- アーカイブしたメールはGoogleのサーバーに保存され続ける。Gmailのストレージを消費するが、削除はされない
- すべてのメール・ラベルを開くと、受信トレイのメール・アーカイブ済みのメール・送信済みメールなどをまとめて確認できる
- アーカイブしたメールにだれかが返信すると、そのスレッドが再び受信トレイに表示される
アーカイブと削除の違い
メールを保存したまま整理できる仕組み
アーカイブと削除は混同されやすい機能ですが、メールの行方がまったく異なります。
| 操作 | メールの行き先 | 元に戻せるか | 向いている用途 |
|---|---|---|---|
| アーカイブ | すべてのメールに移動。受信トレイからは消える | いつでも復元可能 | 今は不要だがいつか見返す可能性があるメール |
| 削除・ゴミ箱 | ゴミ箱に移動。30日後に自動的に完全削除される | 30日以内なら復元可能 | 完全に不要なメール・スパム・迷惑メール |
もう受信トレイに残す必要はないが、後で参照することがあるかもしれないというメールはアーカイブ、二度と見ることがないと確信しているメールは削除、と使い分けると受信トレイをすっきり保てます。
Gmail アーカイブのメリット
受信トレイを整理できる
不要ではないメールを保管できる
受信トレイに大量のメールが溜まっていると、重要な新着メールを見落とす原因になります。アーカイブを活用することで受信トレイを今対応が必要なメールだけの状態に保てます。
- ニュースレター・通知メール・レシートなど、読んだ後は受信トレイに残す必要がないが削除したくないメールを整理できる
- プロジェクト完了・取引が終わったメールのスレッドをアーカイブして受信トレイをシンプルに保てる
- 返信が不要なメールをアーカイブしてタスク管理的に受信トレイを使う「Inbox Zero」の手法に活用できる
メール検索で後から見つけられる
アーカイブしたメールも検索対象になる
アーカイブしたメールはGmail検索の対象に含まれます。受信トレイにないからといって見つからなくなる心配はありません。
- Gmailの検索バーにキーワード・送信者のメールアドレス・件名の一部を入力すれば、アーカイブ済みのメールも検索結果に表示される
in:archiveの検索コマンドを使うとアーカイブ済みのメールのみに絞り込んで検索できる- 添付ファイルの検索・
has:attachmentや日付指定・before:2024/01/01などと組み合わせることもできる
Gmailでメールをアーカイブする方法
スマホアプリでアーカイブする方法
メール一覧からスワイプしてアーカイブ
AndroidのGmailアプリでは複数の方法でメールをアーカイブできます。
方法1・スワイプでアーカイブする最も手軽
- Gmailアプリを開いて受信トレイを表示する
- アーカイブしたいメールを左または右にスワイプする
- アーカイブのアイコン・格納箱のマークが表示されてアーカイブが完了する
- 画面下部にアーカイブしましたと表示される。元に戻すをタップすると取り消しできる
スワイプ操作の設定確認・Gmailアプリのスワイプアクションはデフォルトがアーカイブですが、設定によって削除になっている場合があります。Gmailアプリ → ⋮ → 設定 → 全般設定 → スワイプ操作 で確認・変更できます。
方法2・メールを開いてアーカイブする
- アーカイブしたいメールをタップして開く
- 画面上部のツールバーにある格納箱アイコン・⬇️ 箱のマークをタップする
- アーカイブ完了。すべてのメールに移動される
方法3・複数のメールをまとめてアーカイブする
- メール一覧でアーカイブしたいメールの送信者アイコン・丸いアバター部分をタップしてチェックを入れる
- 複数のメールに同様にチェックを入れる
- 画面上部に表示される格納箱アイコンをタップする
- 選択したメールがすべてアーカイブされる
パソコン版Gmailでアーカイブする方法
メール画面のアーカイブボタンをクリック
ブラウザのGmail・mail.google.comでもアーカイブの操作ができます。
メールを開いてアーカイブ
- Gmailをブラウザで開いてアーカイブしたいメールをクリックする
- メール上部のツールバーに表示されている格納箱アイコン・アーカイブをクリックする
- 受信トレイから消えてすべてのメールに移動される
メール一覧からアーカイブ
- 受信トレイでメールにマウスを乗せると右端にアイコンが表示される
- 格納箱アイコンをクリックするとアーカイブできる
複数メールをまとめてアーカイブ
- 受信トレイでメール左端のチェックボックスをクリックして複数選択する
- ツールバーの格納箱アイコンをクリックする
アーカイブしたメールを確認する方法
すべてのメールから探す
Gmailメニューから表示する方法
Androidアプリの場合
- Gmailアプリを開く
- 画面左上の三本線メニュー ≡ をタップする
- スクロールしてすべてのメールをタップする
- 受信トレイのメールとアーカイブ済みのメールが一覧で表示される
PCブラウザ版の場合
- Gmailを開いて左サイドバーを確認する
- もっと見るをクリックしてメニューを展開する
- すべてのメールをクリックする
検索機能でメールを見つける
キーワード検索でメールを確認する
Gmailの検索を使うとアーカイブしたメールを素早く見つけられます。
- GmailアプリまたはブラウザのGmailを開く
- 上部の検索バーをタップ・またはクリックする
- 探しているメールのキーワード・送信者名・件名などを入力して検索する
- 検索結果にアーカイブ済みのメールも含めて表示される
Gmail検索コマンドの活用例
| 検索コマンド | 効果 | 使用例 |
|---|---|---|
in:archive |
アーカイブ済みのメールだけを表示 | in:archive 領収書 |
from: |
指定した送信者のメールを検索 | from:[email protected] |
has:attachment |
添付ファイルがあるメールを検索 | in:archive has:attachment 契約書 |
before: / after: |
指定日付より前・後のメールを検索 | after:2024/01/01 before:2024/12/31 |
subject: |
件名にキーワードが含まれるメールを検索 | subject:請求書 |
アーカイブしたメールを受信トレイに戻す方法
メールを選択して受信トレイへ移動する
メール管理画面から戻す手順
Androidアプリの場合
- すべてのメールまたは検索で受信トレイに戻したいメールを見つける
- メールを開く
- 画面右上の・縦3点メニューをタップする
- 「受信トレイに移動」をタップする
- メールが受信トレイに戻る
【PCブラウザ版の場合】
- すべてのメールで対象のメールを開く
- 上部ツールバーの受信トレイアイコン・⬆️ 箱のマークをクリックする
- 受信トレイに戻る
複数のアーカイブ済みメールをまとめて受信トレイに戻す場合は、メール一覧でチェックボックスにチェックを入れてから「受信トレイに移動」を選択してください。
実践メモ・Gmailのスワイプ操作を「gmail アーカイブ」に設定しておく
AndroidのGmailアプリのgmail アーカイブ・設定では、メール一覧のスワイプ動作をアーカイブ削除・なしから選択できます。デフォルトはアーカイブですが、誤って削除に設定されているとスワイプのたびにメールがゴミ箱へ移動してしまいます。今すぐ設定を確認・変更しておくと操作ミスを防げます。
設定手順
- Gmailアプリのメニューにあるアカウントアイコンをタップするか、・縦3点メニュー → 設定を開く
- 全般設定をタップする
- スワイプ操作をタップする
- 右スワイプ・左スワイプそれぞれでアーカイブを選択して保存する
スワイプをアーカイブに設定しておけば、メール一覧でサッとスワイプするだけで受信トレイをスムーズに整理できます。万が一誤ってアーカイブしても、画面下部の「元に戻す」をすぐタップすれば取り消せます。
Gmail アーカイブを活用するコツ
重要なメールはラベルを付けて管理する
アーカイブ機能とラベル・フォルダのような分類機能を組み合わせると、後から見つけやすいメール管理ができます。
- ラベルとアーカイブの組み合わせ・メールにラベルを付けてからアーカイブすると、すべてのメールから探す必要がなく、ラベルを開くだけで同じ種類のメールをまとめて確認できる
- ラベルの付け方・メールを開いて上部のラベルアイコン・タグ型のマークをタップ→ラベルを選択して保存する
- おすすめのラベル分類例・仕事・請求書・領収書・旅行・購入履歴・重要連絡など
- Gmailのフィルタ機能を使って特定の送信者からのメールに自動でラベルを付けてアーカイブする設定もできる
設定 → すべての設定 → フィルタとブロック中のアドレス
定期的に受信トレイを整理する
アーカイブを習慣化することで受信トレイを常にすっきり保てます。
- 読んだらアーカイブ・ルール・メールを読んで対応が完了したら即座にアーカイブする習慣をつける
- 週に一度の整理・受信トレイに残ったメールを週に一度まとめてアーカイブするルーティンを作る
- ニュースレター・通知メールはアーカイブ候補・読み終わった後に受信トレイに残す必要がないメールの多くはアーカイブに向いている
- スターとアーカイブの併用・後で対応が必要なメールにスター ☆ を付けてからアーカイブすると、スター付き・フォルダから管理できる
まとめ・Gmail アーカイブでメールを効率よく整理
アーカイブ機能の基本ポイント
- アーカイブ ≠ 削除・メールは消えず「すべてのメール」に保存される
- アーカイブ方法・Androidアプリはスワイプまたは格納箱アイコン。PCはツールバーの格納箱アイコン
- 確認方法・すべてのメールまたはGmail検索・
in:archive - 受信トレイに戻す方法・メールを開いて ・ → 受信トレイに移動
- 返信が届くと自動で受信トレイに戻る・アーカイブ済みスレッドへの返信は自動で受信トレイに表示される
受信トレイをすっきり保つメール管理方法
- 読んだらアーカイブを習慣にして受信トレイには未対応のメールだけを残す
- ラベルとの組み合わせでアーカイブ後も分類・検索しやすく管理する
- スターを活用して後で対応が必要なメールにスターを付けてからアーカイブすると見逃しを防げる
- 完全不要なメールは削除、保存しておきたいメールはアーカイブと使い分けることでストレージも節約できる
よくある質問・FAQ
Q. アーカイブしたメールは完全に消えてしまいますか？
いいえ、消えません。アーカイブしたメールはGmailのすべてのメールに保存されています。受信トレイから見えなくなるだけで、メールの内容・添付ファイル・スレッドの履歴はすべてそのまま保存されます。Gmailの検索バーにキーワードを入力すれば、アーカイブ済みのメールも検索結果に表示されます。
Q. アーカイブしたメールに返信が届いた場合はどうなりますか？
アーカイブ済みのメールスレッドに誰かが返信すると、そのスレッドが自動的に受信トレイに再表示されます。返信を見落とす心配はありません。この動作はGmailの仕様であり、設定で変更することはできません。
Q. アーカイブとスターは一緒に使えますか？
はい、使えます。メールにスター ☆ を付けてからアーカイブすると、スター付き・フォルダからそのメールにアクセスできます。後で対応が必要だが今すぐ受信トレイに表示しておく必要がない・メールの管理に便利な使い方です。スターを付けるにはメールを開いて上部の星のアイコンをタップするか、メール一覧で送信者アイコン長押し後に表示されるメニューからスターを選択してください。
Q. アーカイブはGmailのストレージ容量を消費しますか？
はい、消費します。アーカイブはメールを削除するのではなくGoogleのサーバーに保存し続けるため、ストレージを使用します。Googleアカウントの無料ストレージは15GBで、Gmail・Googleフォト・Googleドライブで共有されています。ストレージが不足してきた場合は、本当に不要なメール（特に大きな添付ファイルがあるもの）を削除・ゴミ箱 → ゴミ箱を空にする・することで空き容量を確保できます。
Q. 複数のメールをまとめてアーカイブする方法はありますか？
はい、あります。Androidアプリではメール一覧で送信者のアバター 丸いアイコン をタップするとチェックが入り、複数メールを選択してまとめてアーカイブできます。PCのブラウザ版Gmailでは、メール一覧のチェックボックスをクリックして複数選択し、ツールバーのアーカイブアイコンをクリックするとまとめてアーカイブできます。大量のメールを一気に整理したいときに便利です。
Q. Gmailのアーカイブをすべて表示する方法はありますか？
すべてのメールを開くと、受信トレイのメールとアーカイブ済みのメールが混在して表示されます。アーカイブ済みのメールだけを表示したい場合は、Gmail検索バーに in:archive と入力して検索してください。アーカイブされているメールのみが絞り込まれて表示されます。
